¿Qué quiere decir con parte interesada del proyecto?
Un grupo de entidades que tienen interés en un proyecto se llama parte interesada del proyecto. Estas entidades pueden ser un grupo de personas que pueden pertenecer dentro de la organización o quizás fuera. Por ejemplo, los miembros de un equipo de proyecto podrían ser partes interesadas típicas del proyecto. Esto podría incluir gerentes de proyectos, asignadores de recursos, los clientes finales a los que el proyecto está destinado exclusivamente y los ejecutivos de la compañía podrían ser ejemplos de ser partes interesadas importantes en un proyecto.
Estas entidades u organismos tienen voz en estos proyectos que se acuña como interés. Un proyecto puede verse afectado en gran medida debido a su influencia positiva o negativa en la finalización de un proyecto. Las partes interesadas del proyecto son particularmente cuidadosas al involucrarse desde el comienzo del proyecto hasta su lanzamiento para no obstaculizar sus propios intereses y adaptarse a sus elecciones y perspectivas.
Las partes interesadas del proyecto tienen un papel clave que desempeñar:
- Pueden ayudar a recaudar o aportar fondos para un proyecto o pueden patrocinarlo ellos mismos
- Tienen un gran interés o beneficio (ganancia) al completar con éxito el proyecto
- Podría tener un aporte negativo o positivo en el resultado del proceso de finalización del proyecto
Echemos un vistazo a algunos de los principales interesados del proyecto:
- Clientes: son básicamente los usuarios del producto o servicio que ofrece la organización, que pueden incluir clientes internos o externos. Dado que son los clientes que han invertido mucho en el proyecto, el lanzamiento oportuno del proyecto les ayudaría a aumentar sus ingresos de sus servicios comerciales, operaciones y ofertas para evitar la causa consecuente.
- Ejecutivos de la empresa: estos ejecutivos son responsables de la finalización oportuna del proyecto sin perder el plazo. El lanzamiento oportuno de un proyecto ahorra en evitar el exceso de tiempo, el exceso de costos y otros factores como mantener el inventario inactivo. La dotación adecuada de mano de obra humana está bien planificada y ejecutada de antemano para llevar a cabo el proyecto de manera efectiva.
- Project Manager: es el líder del proyecto que maneja y dirige a todo el equipo, administrando personas, recursos, presupuestos y finanzas.
- Los miembros del equipo: quienes realmente trabajan en el proyecto bajo el liderazgo del gerente del proyecto
- Gerentes de nivel de recursos: quienes en todo momento monitorean y controlan los diferentes tipos de recursos que se necesitarían durante las etapas de desarrollo del proyecto
- Patrocinador: el que invierte en capital para lanzar el proyecto y lo toma como un contrato.
¿Cómo nos acercamos a los interesados del proyecto?
Asegurarse de que se escuche a su parte interesada y se satisfagan sus necesidades, ayuda a hacer su trabajo mucho más fácil a largo plazo.
- La identificación de los posibles interesados: El primer paso para ser tomado antes de firmar un proyecto prometedor es averiguar y hacer una lista de los grupos de interés. Descubrir qué los motiva es crucial para servir a sus mejores intereses.
- Escuchando lo que les gustaría decir: los canales de comunicación deben mantenerse abiertos para no perderse detalles minuciosos. Comprender sus objetivos solo puede ser posible escuchándolos en persona practicando una comunicación abierta. Se deben hacer esfuerzos para comprender sus puntos y perspectivas. Debemos tener en cuenta que este punto cubre a todas aquellas personas (que son partes interesadas) que cada una de ellas podría tener un temperamento, tono, talentos e intereses diferentes.
- Reunirse con ellos cara a cara: se deben establecer reuniones oportunas para conocer a sus partes interesadas con mayor frecuencia para evitar conflictos más adelante durante el final de la finalización del proyecto. Las negociaciones podrían interrumpirse en un gran porcentaje cuando las reuniones cara a cara se llevan a cabo de manera rutinaria.
- Comprender lo que quieren: ¿es el presupuesto lo que les preocupa demasiado o las materias primas y los recursos que se proporcionarán a la mano de obra? Comprender lo que está sucediendo en la mente de las partes interesadas allana el camino para una ejecución y un lanzamiento sin problemas de un proyecto. Esta es una situación beneficiosa tanto para el cliente como para la empresa.
Las partes interesadas pueden clasificarse en tres categorías diferentes:
- Principales partes interesadas: los clientes y usuarios pertenecen principalmente a esta categoría. Son los beneficiarios directos del proyecto. Son los principales interesados, ya que se ven afectados directamente por el proyecto.
- Grupos de interés secundarios: estos grupos de interés son los que se ven afectados indirectamente, pero cuyas perspectivas y motivación aún cuentan en gran medida cuando se trata de asumir el proyecto. Estos son generalmente los equipos que brindan apoyo al proyecto, supervisando y monitoreando al mismo tiempo.
- Principales partes interesadas: los ejecutivos de primer nivel de la compañía se incluyen en este grupo. Sus aportes tienen una fuerte influencia y han invertido sus intereses en ello.
Las partes interesadas pueden clasificarse en subcategorías mediante una representación más simplificada:
- Alto poder e interés: es extremadamente importante comprometerse con esta categoría de partes interesadas, ya que muestran mucho interés en su trabajo y tienen una posición poderosa para ayudarlo a tener éxito.
- Alto poder y poco interés: estas partes interesadas no tienen mucha participación en el trabajo pero tienen una posición poderosa. Deben mantenerse satisfechos diciéndoles cómo su trabajo puede afectar positivamente el proyecto. Sus ideas, puntos de vista e intereses deben ganarse para establecer relaciones basadas en la confianza y el cuidado mutuo.
- Bajo poder y alto interés: estos son los interesados que tienen mucha pasión por el proyecto pero que apenas pueden hacer mucho por el proyecto. Uno necesita mantenerlos en la tubería y comprometerlos con cualquier desarrollo importante en el proyecto. Además, estas partes interesadas siempre están dispuestas a ayudar a los equipos del proyecto, por lo que no es una mala idea estrecharles la mano.
- Baja potencia y bajo interés: Son los detractores potenciales que tienen muy poco interés en saber lo que está pasando en el proyecto. Además, no se ven afectados en absoluto por el trabajo y ocupan un mínimo de su tiempo y atención.
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Esta ha sido una guía para las partes interesadas del proyecto. Aquí hemos discutido las categorías y las subcategorías de las partes interesadas del proyecto. También puede consultar el siguiente artículo para obtener más información:
- Gestión de partes interesadas del proyecto
- Fases de la gestión de proyectos
- Importancia de los gerentes de proyecto
- Metodología de gestión de proyectos