Introducción a Raci Matrix
Raci Matrix es una herramienta de gráficos, y significa - Responsable - Responsable - Consultar - Informar. Cuando se trata de monitorear las tareas de un proyecto complejo, el proceso general se vuelve tedioso, no solo por la complejidad, sino también porque se vuelve difícil y confuso hacer un seguimiento de las tareas y las personas involucradas en él.
¿Qué pasa si te digo que hay una solución rápida para el gráfico?
Sí, hay una solución gráfica rápida para esto llamada Matriz Raci
¿Qué es la matriz Raci?
Raci Matrix es una herramienta simple que es efectiva para mejorar la rendición de cuentas y la metodología utilizada en todo el mundo para un proyecto, programa o cualquier cambio organizacional. Especialmente utilizado por los gerentes de recursos humanos, entrenadores comerciales y las principales empresas para mejorar la productividad, el compromiso de los empleados y la eficiencia empresarial.
En términos simples, es una herramienta que le permite identificar quién es responsable, responsable, consultado o informado, para cada tarea que se lleva a cabo en un proyecto.
Parámetros involucrados en la matriz Raci
Así que echemos un vistazo a los 4 parámetros involucrados en una Matriz Raci:
1. Responsable
Esta es la persona asignada para hacer el trabajo. La toma de decisiones está en manos de esta persona.
Tienen que realizar las tareas. A veces puede haber más de una persona involucrada, pero siempre se recomienda mantener esto innumerable para evitar la complejidad y la confusión.
2. Responsable
Esta es la persona que toma la decisión final, ya que tendrían que ser el dueño de la tarea en primer lugar. Además, serían responsables de la finalización general de las tareas o entregables. No se involucran en el trabajo, sino que son responsables de realizar un seguimiento de las tareas hasta su finalización. Solo se prefiere una persona para manejar la responsabilidad para garantizar que no haya confusión en la propiedad múltiple de las tareas.
3. Consultado
Esta es la persona que es consultada antes de tomar una decisión. Aquí puede ser un individuo o un grupo que proporcionará la información necesaria para completar las tareas del proyecto. Debe garantizarse una comunicación bidireccional entre la persona responsable y consultada para evitar la falta de comunicación en la realización de las tareas.
4. Informado
Y, por último, esta es la persona a la que se informa antes de tomar una decisión. Estas personas tendrán el registro de las últimas actualizaciones de las tareas y las actividades en curso. El rol de esta persona no termina con la finalización de la tarea, y pueden verse afectados por el resultado de las tareas o entregas. Pero no se les pedirá retroalimentación o revisión.
¿Cuándo usamos la matriz Raci?
Aquí vamos -
- Cuando hay deserción de empleados y necesita tomar decisiones rápidas y efectivas para la empresa, especialmente con la nueva contratación.
- Cuando hay conflicto sobre la propiedad de la tarea o la toma de decisiones.
- Cuando prevé que la toma de decisiones o incluso el proceso de aprobación pueden retrasar el proyecto.
- Cuando la carga de trabajo del proyecto parece que está distribuida de manera desigual.
Entonces, ahora que hemos entendido qué es Raci y cuándo lo necesitamos, veamos también los aspectos positivos del uso de un gráfico Raci.
Beneficios
- Mejor comunicación y coordinación entre las diversas personas involucradas en la tarea.
- Elimina la duplicación de esfuerzos.
- Organización del equipo
- Soluciona los conflictos en el proyecto.
- Deja en claro los roles y responsabilidades con las pautas adecuadas.
- El equipo opera más suavemente.
- Identifica a los que evitan la responsabilidad.
- Se incorporan nuevos miembros del equipo.
Ahora, pongamos en práctica nuestra teoría aprendiendo cómo crear una Matriz Raci. Pero antes de eso, echemos un vistazo rápido a las pautas.
Pautas
- Un responsable sería suficiente por tarea.
- Asegúrese de que cada cesionario haya sido informado sobre su asignación.
- Promover el trabajo en equipo.
- Mantenga el número de consultores al mínimo para ahorrar tiempo.
- Actualice el cuadro Raci regularmente, especialmente cuando los empleados no se presenten a trabajar para que no queden tareas desatendidas. La finalización de la tarea deberá estar bajo la supervisión del cesionario responsable.
- Mantenga la supervisión de las tareas al mínimo. (PD: demasiados cocineros estropean el caldo)
Sin esperar más, aquí está …
Cómo crear una matriz Raci
Además, vamos a simplificar el proceso Raci al mostrar cómo crear una matriz Raci.
Paso 1: Identificar las tareas de proyectos
Podemos agregar el número de tareas usando la pestaña "Agregar tarea". Además, necesitamos tener el mantenimiento de la Matriz Raci como una tarea que generalmente maneja el gerente del programa o el gerente del proyecto.
Luego debemos agregar los roles o el nombre de los participantes que llevarían a cabo la tarea con éxito. Podemos aumentar el número de participantes haciendo clic en la pestaña "agregar participante".
Paso 2: identificación de los roles del proyecto
Paso 3: Decidir cómo trazar la matriz
Ahora necesitamos agregar los códigos Raci - Responsable, Responsable, Consultado o Informado, a las tareas respectivas haciendo clic en el cuadro cuando un participante está incluido en una tarea.
Además, podemos incluir o compartir de forma segura el gráfico Raci con el equipo seleccionando el nivel de permiso para que sea la opción de ver, editar / eliminar y editar. Y esto puede hacerse para participantes individuales y no solo limitarse a tener un nivel de acceso común establecido para todo el equipo. Entonces, con el enlace compartido desde la exportación, el gráfico Raci se puede descargar como una palabra o un archivo de documento CSV.
Ejemplo de Matriz Raci -
Plantilla Matriz Raci -
¿Entonces, Qué esperas? Ahora estoy seguro de que la mayoría está lista para comenzar a hacer que nuestras tareas sean más efectivas.
Siga adelante y cree una diferencia en su metodología de trabajo con Raci Matrix.
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Esta ha sido una guía de Raci Matrix. Aquí discutimos los Beneficios, Pautas, Parámetros involucrados y Cuándo usar Raci Matrix. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:
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