Un correo electrónico es una forma de comunicación entre dos personas más para el intercambio de información o pensamientos. Es una plataforma de comunicación flexible donde las personas interactúan sobre un tema, notifican sobre un evento o cualquier otro propósito. Los correos electrónicos se escriben en lenguajes comunicativos para que las personas puedan entender la intención. El problema básico de los correos electrónicos es que el contenido puede ser engañoso debido a la ausencia de tono y emociones en el formato escrito y el lector puede malinterpretar el significado real que el escritor quiere expresar.
Características de correos electrónicos groseros
Las características que representan que un correo electrónico es grosero se enumeran a continuación.
- El lenguaje abusivo o el contenido despectivo utilizado para faltarle el respeto al lector, que es claramente deducible, es una señal de un correo electrónico grosero. El lenguaje grosero utilizado de manera grosera para mostrar falta de respeto, acoso o amenaza está sujeto a acciones legales.
- El uso de letras mayúsculas o mayúsculas, lo que significa que el escritor le está gritando, también es una forma irrespetuosa de comunicarse.
- Dejar las cortesías en la basura y no usarlas mientras se escribe también es un signo de un correo electrónico grosero y comunicativo. El correo electrónico sin la parte hola o hola parece una demanda o un comando y significa ignorancia o dominio. Si el correo es parte de un tema en curso, se pueden ignorar los saludos y las cortesías, lo que no imparte ningún tipo de falta de profesionalismo.
- El contenido de los correos electrónicos que le dice palabras desagradables y le dice cualquier cosa con una forma grosera de referencia impartiendo excavaciones personales no es un buen correo para ser alabado.
- El uso innecesario de signos de exclamación y de interrogación a menudo se considera un comportamiento grosero en el mundo ético de la escritura de correos electrónicos, a menos que se comunique con sus amigos y quiera expresar sus sentimientos más intensos. El grado de énfasis mostrado mediante el uso de preguntas y signos de exclamación debe juzgarse de acuerdo con la situación.
- Copiar el material de un pez más grande y enviárselo para inferir que el trabajo o algo debe hacerse por orden con un tono autoritario también es grosero.
Enviar correos electrónicos groseros
De la lista anterior de indicaciones de un correo electrónico grosero, puede comprender las características básicas de un correo electrónico que pueden dañar el sentimiento del lector. Es un error común cometido por casi todos los escritores de correo electrónico. No importa cuán educado y sofisticado sea un escritor, a veces debido a circunstancias, él o ella puede disfrutar del formato grosero sin querer. Mientras conversamos con alguien, tenemos el don de nuestras expresiones y el tono de la voz que expresa la mitad de la intención. Nuestros gestos y expresiones faciales deciden el estado de ánimo de la conversación, pero en el caso de los correos electrónicos, el vacío de expresión solo puede llenarse con la elección de buenas palabras que coincidan con la intención.
En una conversación por correo electrónico, intente encontrar el tono correcto según el tema de comunicación ajustándose en el zapato del lector. Este paso ayuda mucho a entender al público y, por lo tanto, escribir un correo electrónico se beneficia también. El correo electrónico está diseñado para interacciones fáciles y ahorra mucho tiempo valioso. Pero la prisa y la mala interpretación pueden convertir la bendición en una conversación desordenada y una fricción no deseada. Los errores deben ser identificados y atendidos con el fin de componer un correo electrónico adecuado que la persona entiende correctamente en el otro extremo.
5 tipos de correos electrónicos groseros
La lista de 5 errores ocultos que convierten la situación en desordenada lo ayudará a identificar los problemas que hacen que los correos electrónicos sean groseros y poco profesionales.
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Factor de copia de carbono (CC)
Cuando envía un correo electrónico y CC a alguien, puede ver el correo electrónico como parte de la cadena de destinatarios. Pero la copia de carbono todo el tiempo es algo molesto entre los lectores. Agregar siempre los destinatarios sin ningún motivo para que estén al tanto del correo no reflejan buenos modales. A veces se vuelve muy irritante para los lectores encontrar su nombre adjunto con un correo a menos que sea muy importante.
Por otro lado, cuando se envía un correo a un grupo de destinatarios para un propósito de comunicación, responder a todos los destinatarios involuntariamente con 'gracias' o cualquier otro reconocimiento por el correo puede parecer poco profesional. Obtener otro correo electrónico en la misma cadena solo por un gesto de confirmación es muy irritante para los empleados que reciben docenas de ellos en el proceso de trabajo.
El truco para evitar este hábito irritante es tratar el proceso de correo electrónico como una conversación en persona. Piense en el requisito de los correos electrónicos y cocine el guión de conversación donde encontrará fácilmente que los correos electrónicos de reconocimiento simples no son obligatorios ni obligatorios, lo que desencadena la molestia en los lectores ocupados. Enviar un correo electrónico grosero desperdicia el tiempo del lector y disminuye la productividad del equipo. Rompe el hábito de responder todo en una cadena de correo y deja que todos mantengan su tranquilidad.
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Demasiado corto para entender
¿Cómo te sientes cuando estás elaborando un hecho para alguien y después de la finalización él o ella responde con un pequeño asentimiento o simplemente con una postura? Este comportamiento es muy irritante. El mismo caso representa la escritura del correo electrónico también. Si el remitente ha hecho un buen esfuerzo para hacerle comprender los hechos con una descripción adecuada y detallada, entonces una respuesta breve como 'gracias', 'anotado' o 'entendido' es muy irritante. El remitente piensa que todo el esfuerzo va en vano debido a la respuesta inútil. No tiene el poder de expresar sus sentimientos con respecto al tema, por lo tanto, las pequeñas respuestas parecen muy groseras e irrespetuosas, aunque lo ha expresado con los sentimientos adecuados de su parte. Su intención debe reflejarse correctamente en su respuesta para que el remitente reciba el mensaje de que ha reconocido el correo y que está obligado a hacerlo. Las respuestas apáticas no son intencionales, pero el lector puede obtener una imagen incorrecta que no es saludable para los propósitos futuros.
La mejor manera de evitar esa tensión en el lugar de trabajo es comunicarse de una manera más humana. Escribir "Recibí el mensaje y podré responderlo correctamente al día siguiente" es mucho mejor que escribir "Entendido". Presenta un mejor aspecto del cuidado hacia el remitente y le da valor al correo electrónico que ha escrito gastando tiempo. El mensaje simple se vuelve más aceptable cuando se invierte un poco más de tiempo para responder.
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La etiqueta ASAP o URGENT
El asunto de un correo electrónico está destinado a arrojar luz sobre la intención de la pieza completa. Es corto y al grano. Pero a veces, cuando pones la etiqueta de urgencia o prisa, todo el correo electrónico se convierte en un punto de énfasis grosero para el lector. El hecho de urgencia o emergencia no puede tratarse con el correo electrónico, ya que están destinados a la búsqueda de ocio. Si el asunto es tan urgente, es mejor comunicarse por teléfono. Simplemente puede llamar a la persona y resolver el asunto de inmediato en lugar de esperar su respuesta al otro lado. La etiqueta de urgencia en la línea de asunto imparte un tono negativo y grosero hacia el lector.
Hay dos formas de evitar la tensión de la etiqueta 'urgente' en el tema. Si el problema se puede comunicar de forma relajada y la intención del correo electrónico es informar al lector, elimine la línea de la etiqueta urgente o el formato ASAP del asunto. Deje que reciba el mensaje y reaccione de la misma manera. Pero si el asunto es tan urgente, contáctelo a través de un medio mejor para una reacción instantánea y resuélvalo. Si el asunto solo se puede comunicar por correo, entonces debe tener la capacidad de preparar una línea de asunto sólida que imparta un buen énfasis en la urgencia del asunto sin usar el contenido grosero. En el lugar de trabajo, todos los empleados revisan los correos electrónicos con frecuencia, por lo que siempre existe la posibilidad de una respuesta instantánea. Deje que el lector entienda la urgencia y reaccione en consecuencia. La línea de asunto hará el trabajo cuando esté en el tono correcto. Captar su atención a través de una buena línea de asunto es la forma correcta de abordar el problema. Agregue líneas que indiquen el tiempo de respuesta que necesitan las personas interesadas y el lector reaccionará de la misma manera.
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El tono degradante
Los correos electrónicos están destinados a la comunicación que está destinada al desarrollo en una dirección positiva. Los correos electrónicos que se envían para informar a los empleados o colegas sobre sus procedimientos de trabajo que indican las fallas todo el tiempo pueden establecer un tono grosero. Es una forma de crítica y, como todos sabemos, la crítica puede ser positiva y constructiva. Los correos electrónicos que pretenden señalar los errores degradan el entusiasmo del empleado. Una vez que la confianza está baja, la calidad del trabajo también se degradará. Se debe evitar la negatividad en los correos electrónicos para mantener la fuerza de trabajo dedicada e impulsada. Por otro lado, resaltar los errores y la rectificación también es importante para el futuro de una empresa.
El mismo ruido radica en la comunicación por correo electrónico. No puede mostrar sus expresiones o tonos en la intención, por lo tanto, es bastante obvio que criticar los correos electrónicos puede golpear directamente en la zona de sentimiento del lector. El uso de palabras negativas establece un mal tono en el correo electrónico y puede desmotivar fácilmente al lector. Si tiene la intención de ofrecer puntos de vista negativos sobre el desempeño de alguien, póngalo de tal manera que imparta un tono constructivo de crítica. Evite usar palabras que agreguen un impacto negativo y disfrute usando palabras positivas que brinden el sentido negativo pero de manera alentadora. Notificar los malos resultados de una persona no es una caminata fácil. Debe comprender el sentimiento detrás del grado de diligencia de la persona. Establezca su tono en el correo a ese respecto y componga una buena pieza. Si la situación es tan mala, manejar el proceso personalmente es mejor que enviar un correo electrónico despectivo. Si el correo electrónico es la única opción, entonces escriba el artículo de manera conversacional donde la persona pueda entender la verdadera intención detrás de él y pueda absorber las críticas fácilmente.
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El enfoque robótico.
Usar el correo electrónico como medio de comunicación es muy común en el lugar de trabajo. Pero a veces, debido a la gran carga de trabajo y a los negocios, olvidamos agregar connotaciones. La ausencia de 'por favor', 'gracias' y 'saludos' son muy comunes en los correos electrónicos que reflejan un enfoque robótico hacia el trabajo. No es una regla tener esas palabras obligatorias en el correo electrónico, pero su presencia refleja emociones humanas simples. El lector podría considerarte inhumano si saltas y les abofeteas con un archivo y sales de la habitación. El enfoque parece ser parte de una línea de montaje.
Enviar correos inhumanos es como entrar en una oficina o cubículo y entregar un informe para que se complete sin siquiera intercambiar una sola palabra de reconocimiento. Es bastante grosero. Agregue unos segundos en su composición para incorporar palabras que reflejen la parte humana del remitente. No es que tengas que preguntar cómo le va o preguntar sobre los miembros de la familia para demostrar que eres un buen conocedor, sino un simple saludo y otras palabras de reconocimiento que aportan un toque suave al enfoque. Evite también las palabras estrictas que podrían convertirlo en una parte mecánica del equipo. Establezca el tono de una manera más suave y humana para que el destinatario pueda correlacionarse con sus intenciones y actuar de la misma manera.
En una palabra
La vida se trata de simplificar el camino. Cada paso está relacionado con la comunicación. Un simple error o ignorancia arruina todo el proceso. Escribir un correo electrónico de manera sensible beneficia el proceso de vinculación y desarrollo en todos los aspectos. Establezca su tono en la forma en que tiene la intención de decirle al receptor y comunicarse en consecuencia evitando malentendidos. Deje que el lector perciba su mensaje correctamente.