Descripción general de los principios Prince2
PRINCE2 es una metodología utilizada en la gestión estructurada de proyectos y un tipo de programa de certificación profesional. PRINCE2 enfatiza el desglose de un proyecto o trabajo en pequeños trozos o estaciones de trabajo para una mejor gestión y control. Muchos países desarrollados como Reino Unido, Estados Unidos, Australia, Alemania, Francia, etc., ya lo han adoptado. La certificación PRINCE2 se ofrece en varios idiomas. PRINCE2 fue desarrollado por el Reino Unido para proporcionar un estándar básico para la gestión del sistema de información. En este tema, vamos a aprender sobre los Principios de Prince2.
Siete principios del príncipe2
Hay siete principios basados en los cuales Prince2 se ha enmarcado y no se pueden adaptar. El principio PRINCE2 es un tipo de mentalidad que ayuda al proyecto a mantenerse alineado con PRINCE2.
1) Justificación comercial continua -
El documento más importante es el caso de negocio y se actualiza cada vez que se requiere en varias etapas del proyecto para asegurarse de que esté vivo y sea relevante. Si no se hace, entonces el proyecto está destinado a morir o terminar. Los proyectos PRINCE2 deben tener un caso de negocio adecuadamente definido, evaluado y bien preparado para evitar objetivos vagos, desalineación con la estrategia organizacional o duplicación con otros proyectos. Una organización considera implementar un proyecto para tener en cuenta ciertos objetivos. En PRINCE2, los proyectos deberían ser beneficiosos de una forma u otra para la organización. Estos beneficios deben ser reconocidos por todo el equipo que se ocupa del proyecto. Algunos proyectos están alimentados por limitaciones y restricciones. La justificación comercial es imprescindible en este caso.
2) Aprende de la experiencia -
Se requiere que cada proyecto mantenga un registro de la lección que se remita de vez en cuando cuando sea necesario y garantice que no se reinvente nada en el proyecto en cuestión. Es un requisito de los proyectos PRINCE2 aprender de los errores y éxitos pasados. Aprender de la experiencia puede tener lugar en cualquier momento dentro de la vida útil de un proyecto:
- Al principio, durante la planificación del proyecto, las experiencias y lecciones aprendidas del manejo de proyectos anteriormente se utilizan con mucha facilidad. Lleva tiempo incorporarlos, pero no pueden pasarse por alto.
- A lo largo del proyecto, también se pueden incluir las lecciones actuales del proyecto. Las evaluaciones continuas son parte integrante de los proyectos PRINCE2.
- Al final, todas las lecciones aprendidas deben utilizarse en todos los proyectos manejados en el futuro. No se dice que se aprenda una lección si no hay cambios provocados por ella.
3) Roles definidos y responsabilidades -
Los roles no definen a un individuo. Un individuo puede asumir tantos roles como pueda dependiendo de su capacidad. La gestión corporativa o de programas, la junta de proyecto, el nivel de gerente de proyecto y el nivel de equipo son los cuatro roles en Prince2. Los tres últimos son relevantes para el equipo de gestión del proyecto, donde todos los principales interesados, incluidos los negocios, los usuarios y los proveedores, deben estar disponibles. Los proyectos PRINCE2 tienen roles y responsabilidades claramente definidos.
Hay tres categorías generales de partes interesadas del proyecto:
- Empresa: las personas que tienen algún interés comercial en un proyecto son las incluidas en esta categoría. Por ejemplo, ejecutivos de la organización matriz, inversores y el propio equipo de gestión del proyecto.
- Usuarios: estas partes interesadas utilizan los resultados finales de un determinado proyecto. El número de usuarios no es una preocupación. Si incluso hay una ligera demanda de los entregables finales, entonces se debe tomar el proyecto.
- Proveedores: estos interesados son responsables de llevar a cabo el proyecto. Incluye a todos. Por ejemplo, el equipo del proyecto también es un proveedor. Las personas en esta categoría también deberían ser compensadas por su trabajo.
4) Administrar por etapas -
Se realiza una etapa por etapa de control y gestión del proyecto. La actualización del caso de negocios, los riesgos, el plan general y la planificación de la próxima etapa se incluyen en las etapas móviles. PRINCE2 divide un proyecto en varias etapas de gestión. Una etapa de gestión es muy similar a una fase de proyecto. Se debe evaluar todo el proyecto y sus diversos aspectos, y se deben tener en cuenta todos los pros y los contras. Todos los proyectos tienen al menos dos etapas de gestión, la primera trata con el inicio del proyecto y la segunda con la ejecución del proyecto.
5) Administrar por excepción -
Para establecer límites de autoridad delegada, Prince2 tiene tolerancias claramente definidas. Si se exceden estas tolerancias a nivel de gestión, se remite al siguiente nivel de gestión y toma una decisión sobre qué hacer a continuación. Estos niveles de tolerancia deben establecerse para:
- Costo: el presupuesto de un proyecto es la principal influencia en la implementación de un proyecto. El consejo debe establecer primero el presupuesto y luego debe comenzar la implementación del proyecto y, en caso de cualquier desviación, la alta dirección debe ser informada.
- Tiempo: un proyecto no puede continuar por el mayor tiempo posible. Tiene que haber un límite al tiempo permitido para el proyecto. Es una de las cosas más importantes que se debe establecer como tolerancia y el proyecto debe completarse dentro de ese límite de tiempo.
- Calidad: la calidad del proyecto y sus productos y servicios finales deben especificarse antes del inicio del proyecto. Estas especificaciones deben cumplirse a cualquier costo y el proyecto debe planificarse en consecuencia.
- Alcance: El alcance del proyecto debe establecerse y especificarse claramente antes del inicio del proyecto. Debe cumplirse estrictamente y cualquier desviación puede conducir al fracaso del proyecto.
- Beneficios: Todos los proyectos al final deben ser beneficiosos para los clientes o de lo contrario no tiene sentido invertir tanto tiempo, dinero y esfuerzo en ellos. Los beneficios obtenidos por los clientes ayudan a la compañía a ganar buena voluntad y expandir su negocio.
- Riesgo: el riesgo está involucrado sin importar lo que hagamos en la vida y el proyecto es solo una parte de él. Por lo tanto, el riesgo debe gestionarse de manera efectiva o, de lo contrario, conduciría al fracaso del proyecto.
6) Centrarse en productos -
La calidad de los entregables hasta que se entregan a tiempo a los clientes es el enfoque principal de los proyectos de PRINCE2. Los proyectos de PRINCE2 siempre se centran en los mejores productos. El trabajo que contribuye a producir productos de calidad debe ser el único enfoque.
7) Adaptar al entorno del proyecto -
El entorno del proyecto, el tamaño, la complejidad, la importancia, la capacidad de tiempo y el riesgo son los parámetros en función de los cuales está diseñado Prince2. Luego se revisa el proceso.
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