Fases de la gestión de proyectos

El proyecto es un conjunto colaborativo de operaciones, que implica investigación o diseño cuidadosamente planificado para lograr un determinado objetivo. En palabras simples, un proyecto produce un producto o servicio que es diferente del existente al final. Un proyecto debe gestionarse para obtener el resultado deseado. Un proyecto y su administración se someten a un procedimiento particular para moverse rápidamente evitando obstáculos de cualquier tipo y logrando los objetivos predeterminados. Este procedimiento se llama ciclo de vida de un proyecto. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. Implica iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto.

Las 5 principales fases de la gestión de proyectos.

1.Proyecto de inicio:

El proceso de inicio decide qué tipo de proyecto se está llevando a cabo y qué se puede hacer con él. Si no se cuida, es difícil para el proyecto lograr sus objetivos. Es importante comprender las necesidades de la empresa relacionada con el proyecto y se toman todas las medidas para sacar el máximo provecho de él. Cualquier deficiencia debe ser reportada y corregida de inmediato. Se deben tener en cuenta algunas áreas al iniciar un proyecto. Los documentos de inicio del proyecto se pueden preparar para documentar estas áreas. Los documentos de inicio del proyecto son una serie de documentos meticulosamente conectados que se utilizan para planificar el proyecto y su orden de duración de manera meticulosa.

  • Propuesta de proyecto
  • Alcance del proyecto
  • Estructura de desglose del producto
  • Estructura de desglose del trabajo
  • Asignación de la responsabilidad
  • Calendario provisional del proyecto
  • Análisis de necesidades comerciales y medidas de proyectos
  • Revisión del proyecto en curso
  • Análisis financiero del proyecto y su presupuesto
  • Analisis de los interesados
  • Carta del proyecto
  • Análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para el negocio.

2.Planificación de proyectos:

Después de la etapa de iniciación, el proyecto está planificado para establecer todos los detalles en orden. La idea principal es planificar todos los aspectos de un proyecto y los recursos disponibles para que se pueda decidir el trabajo a realizar y se pueda gestionar el riesgo involucrado. Al igual que con la etapa de Iniciación, la falta de planificación adecuada reduce enormemente las posibilidades de éxito del proyecto. La planificación del proyecto generalmente consiste en:

  • Se debe determinar la metodología de gestión de proyectos;
  • Se debe desarrollar el alcance del proyecto;
  • El equipo del proyecto necesita ser seleccionado;
  • Desglosar el producto y la estructura de trabajo según los entregables;
  • Identificar las actividades del proyecto para lograr todos los objetivos del proyecto y organizarlos de acuerdo con su secuencia;
  • Estimación de los requisitos de recursos del proyecto;
  • Estimación de la duración del proyecto y su costo;
  • Desarrollo de horarios de trabajo;
  • Presupuestación del proyecto;
  • Gestión de riesgos;
  • Desarrollar medidas para evaluar la calidad;
  • Aprobación formal de trabajo.

3. Ejecución del proyecto:

La ejecución ocurre según los términos y condiciones decididos en la etapa de planificación. Este proceso asegura que la etapa de planificación del proyecto haya hecho justicia. En esta fase, la gestión adecuada de todos los recursos presentes a disposición tiene lugar junto con el análisis financiero y el presupuesto. El resultado de esta fase es el resultado final.

  • Documentación del proyecto: la posesión de documentos físicos de todo lo necesario para la ejecución eficiente de un proyecto ayuda a que el proyecto sea exitoso. Es importante tener a mano la documentación física del cronograma del proyecto, ya que nos ayuda a administrar la duración del proyecto, su alcance, efectividad y ritmo. Con todos los documentos en la mano, es fácil verificar si un proyecto se está implementando correctamente o no. Esta etapa, a lo largo del curso de un proyecto, proporciona una referencia física en caso de que uno necesite verificar su trabajo. En la mayoría de los casos, la documentación del proyecto es la mejor manera de supervisar las diferentes fases de gestión del proyecto. Si se sigue como debe ser, entonces puede resultar fundamental en el éxito de un proyecto .

4. Monitoreo y Control de Proyectos

La fase de monitoreo y control se ocupa de la supervisión de la ejecución del proyecto para que todos los posibles obstáculos y molestias se puedan identificar con el tiempo disponible y se puedan tomar medidas correctivas. Lo más importante es que esto implica un seguimiento regular del proyecto y sus procedimientos de manera regular para ver si alguien se está desviando del cronograma del proyecto o está violando los términos y condiciones establecidos. Implica:

    • El cronograma del proyecto necesita ser medido;
    • Las variables del proyecto deben medirse;
    • Deben tomarse medidas correctivas para abordar todos los obstáculos potenciales involucrados en un proyecto;
    • Solo se deben implementar los cambios aprobados, ya que los cambios incorrectos pueden afectar a todo el proyecto.

5. Cierre del proyecto:

El proceso de cierre implica aceptar formalmente el proyecto y, por lo tanto, marca su finalización. Almacenar los archivos y anotar las lecciones del proyecto son el foco de esta etapa.

Esta fase consiste en:

  • Cierre del contrato: cada uno de los contratos aplicables al proyecto debe completarse, liquidarse y cerrarse.
  • Proyecto cerrado: todas las actividades del proyecto deben estar finalizadas y luego el proyecto debe cerrarse.

A esta fase también le gusta la revisión del proyecto después de su implementación. Consiste en revisar las experiencias de todos los miembros del equipo, independientemente de que sean buenos o malos.

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