Técnicas de gestión de proyectos - Introducción
¿Aspira a ser un gerente de proyecto? ¿O aspira a ser un mejor gerente de proyecto? ¿Por qué no saltar para el mejor? En cada kilómetro de su carrera, es importante que verifique sus técnicas de gestión de proyectos y su nivel de conocimiento y se esfuerce por ser mejor de lo que es ahora. Seguir adelante con una oportunidad en un proyecto necesita que puedas manejar una. Sus técnicas de gestión de proyectos deben pulirse en todo momento. A través de estas habilidades de gestión de proyectos podrá dirigir el proyecto de manera eficiente y efectiva, y tener un proyecto exitoso a la mano. Los proyectos vienen en todas las formas, tamaños y plantean diferentes problemas y problemas y condiciones para trabajar. A medida que se amplía el alcance del proyecto, la complejidad del proyecto aumenta, por lo que los gerentes de proyecto pueden manejar todos los matices de manera profesional, a través de su experiencia y técnicas de gestión de proyectos impecables.
Se espera que un gerente de proyecto presente sus mejores habilidades de gestión de proyectos y lidere el proyecto. Menos problemas en el camino, la experiencia o el calibre del gerente de proyecto se determina por lo tanto. El artículo sobre técnicas de gestión de proyectos analizará 8 áreas diferentes de experiencia requeridas para un gerente de proyecto eficiente. ¡Responda el siguiente cuestionario para autoevaluar sus técnicas de gestión de proyectos y cerrar la brecha que lo ha estado evitando ser increíble!
Probemos las aguas (técnicas de gestión de proyectos)
Aquí hay un conjunto de 20 preguntas para que te evalúes. Estas preguntas se basan en las técnicas de gestión de proyectos que se requieren en la industria y, como gerente de proyectos, seguramente querrá dominarlas. Asegúrese de leer detenidamente las preguntas antes de intentar responderlas, ya sea oralmente o en una hoja de papel. Respira hondo y ¡adelante!
Nota : Esta no es una prueba competitiva y es una prueba de autoconciencia para medir su nivel con técnicas de gestión de proyectos.
Integración de proyectos (técnicas de gestión de proyectos)
- Q1. Al comienzo de un proyecto, ¿describe oficialmente qué, por qué, quién, cómo y cuándo y documenta estos detalles dentro de la Carta del Proyecto y el Plan del Proyecto?
- Q2 El proyecto por sí solo está lleno de complejidades y muchas variables, que están sujetas a cambios cada cierto tiempo. ¿Usted, como gerente de proyecto, sigue la corriente o mantiene la flexibilidad incluso cuando planea lo inevitable?
Lo que debe hacer : para que todos en el proyecto comprendan las funciones de los diferentes elementos del proyecto juntos, es importante que los miembros del equipo del proyecto sepan los diferentes elementos que colaboran para cumplir el panorama general.
El panorama general será la meta u objetivo de su proyecto; El problema a resolver o el cambio a implementar. Todos los elementos de los que hablamos deberían eventualmente unirse para llevar a la práctica el objetivo del proyecto. Todo lo tomado o implementado debe alinearse cuidadosamente con los objetivos de la empresa, que luego se conecta en cascada con los objetivos del proyecto.
Una Carta integral del proyecto y un Plan de gestión del proyecto deben abarcar la idea del gerente del proyecto de cómo el proyecto alcanzaría con éxito la meta que se pretende alcanzar. Estos documentos contendrían las necesidades básicas del proyecto, así como las funciones y responsabilidades desempeñadas y realizadas por los diversos interesados y miembros del proyecto, lo que facilitaría mucho el manejo de situaciones variadas. Esta puede ser una plataforma perfecta para mostrar sus habilidades de gestión de proyectos.
Para preparar dichos documentos, consulte los artículos sobre la Carta del Proyecto y el Plan de Gestión del Proyecto.
Gestión de calidad - (Técnicas de gestión de proyectos)
- Q3. ¿Solo se enfoca en entregar especificaciones a tiempo y en un presupuesto? ¿Son estos aspectos del proyecto los más importantes para usted como gerente de proyectos?
- Q4. ¿Utiliza los requisitos establecidos por los clientes / partes interesadas como medidas de calidad comparadas en todo el proyecto?
Lo que debe hacer : la calidad es el principal resultado buscado y buscado por los clientes y las partes interesadas. Un producto de calidad habla mucho sobre su proceso y las etapas que ha experimentado para obtener los resultados deseados. El tiempo, el costo y el alcance de todas estas restricciones triples apuntan y convergen a la calidad de la producción y aumentan el valor de la marca de cualquier producto o servicio prestado. Sus habilidades de gestión de proyectos en gestión de calidad juegan un papel crucial aquí y pueden contribuir enormemente a su proyecto.
Al ser el principal beneficio del producto, la calidad puede hacer que los clientes pidan más y que las partes interesadas infundan confianza en el gerente del proyecto y el equipo. Las especificaciones y necesidades tienen que ser discutidas obligatoriamente con los patrocinadores del proyecto si hay una restricción a la mano. Negociar y permitirse comprender qué tipo de calidad requieren los consumidores de estos productos es simplemente esencial para su éxito como gerente de proyectos.
Para esto, se debe hacer una investigación detallada del mercado y del consumidor antes de comenzar el proyecto para mantener la calidad a nivel del cliente dentro de su proyecto y no correr detrás de un nivel de calidad que sea inapropiado.
Gestión del alcance - (Técnicas de gestión de proyectos)
- Q5. Al comienzo de un proyecto, ¿trabaja meticulosamente con los patrocinadores del proyecto para negociar y aceptar los entregables específicos que se llevarán a cabo durante el curso del proyecto?
- Q6. ¿Define y anota específicamente las necesidades y expectativas que las partes interesadas tienen del proyecto y analiza y utiliza cuidadosamente estas expectativas para gestionar el alcance del proyecto?
Lo que debe hacer : Mantener el proyecto dentro de sus límites definidos a menudo es una tarea para los gerentes de proyecto, ya que un proyecto puede escaparse fácilmente del alcance y deambular. Esto puede afectar drásticamente los plazos, el presupuesto y los recursos asignados al proyecto. Para que estas circunstancias sean consideradas y atendidas, es muy esencial que los gerentes de proyecto definan cuidadosamente el perímetro del proyector, en otras palabras, el alcance del proyecto, poniendo su plan de gestión del proyecto a la vanguardia. Esto debe hacerse al comienzo del proyecto, con la aceptación de los patrocinadores del proyecto, y los entregables acordados deben programarse para esta actividad que define el alcance.
Imaginar lo que los interesados del proyecto tienen en mente y conocer las áreas restringidas es un buen conocimiento para cualquier gerente de proyecto. Cada expectativa y requisito, tanto de las partes interesadas como de los clientes, deben estudiarse y analizarse cuidadosamente antes de preparar una definición del alcance, y durante toda la ejecución del proyecto, un gerente de proyecto debe poder mantener el proyecto dentro de sus límites.
Gestión de equipos (técnicas de gestión de proyectos)
- Q7. ¿Prefiere pasar el tiempo en una sala de reuniones desarrollando ideas en lugar de explicarlas a otras personas en una sala de conferencias?
- Q8. ¿Crees que es necesario monitorear a las personas después de que han prometido hacer una tarea por ti?
- Q9. ¿Crees que las personas deberían estar motivadas para realizar su trabajo o tienes algo que decir sobre su nivel de motivación?
Lo que debe hacer : los equipos se crean a partir de los esfuerzos de colaboración realizados por un grupo de personas, todas con funciones diferentes dentro de la organización, establecidas para lograr un objetivo único que la empresa necesita. Crear un equipo de este tipo es una técnica importante de gestión de proyectos y es esencial para que un gerente de proyecto realice el trabajo de la mejor manera posible. "El trabajo en equipo hace que el sueño funcione". Esta cita especial se mantiene fiel a su dicho y ha sido el factor principal para los proyectos más exitosos en la tierra.
Hacer que las personas dentro de un equipo sean responsables y estén comprometidas con un objetivo puede aportar ideas e inspiraciones variadas para etiquetar. Esta actividad no solo ayudará al proyecto a cumplir su objetivo, sino que también mejorará la calidad del pensamiento que se le presta al proyecto en un millón de veces.
Si bien un equipo nunca es un equipo soñado o una perfección absoluta, seguramente es uno que se basa en la confianza. Si bien cada miembro del equipo es diferente, un gerente de proyecto debe transmitir instrucciones claras a los miembros de su equipo para llevar a cabo sus tareas para cumplir con las expectativas. Las buenas técnicas de gestión de proyectos dictarían que el monitoreo debe realizarse a través de un sistema y no en escritorios.
Los gerentes de proyecto tienen el deber hacia el equipo de mantener el nivel de motivación dentro del equipo en su nivel óptimo. Las actividades de equipo se pueden promover a intervalos frecuentes. Esto puede aumentar el nivel de motivación y filtrarse a cada miembro como su automotivación.
Gerencia de personas
- Q10. Los equipos del proyecto luego se disipan una vez que el proyecto logra su finalización. Entonces, como gerente de proyecto, ¿te preocupa cada personalidad individual dentro del equipo? ¿Cómo selecciona a los miembros de su equipo: en función de las habilidades técnicas o por influencias fuera del trabajo?
- Q11. ¿Maneja sus actuaciones individuales y colectivas como parte del proceso de evaluación general del proyecto?
Lo que debe hacer : los miembros del equipo con los que colabora como equipo deben ser la combinación correcta de todas las cosas buenas. Con habilidades interpersonales, técnicas y técnicas llamativas de gestión de proyectos, un gerente de proyecto debe ser eficiente en las técnicas de gestión de proyectos, así como sacar lo mejor de cada miembro del equipo y no solo mirarlos como un grupo que se esfuerza por lograr un objetivo juntos.
Al ayudar a los miembros de su equipo a alcanzar alturas, a su vez, usted y su proyecto alcanzan su punto máximo. Mantenga las expectativas de rendimiento y haga asignaciones de tareas bien redactadas. Mantenga un registro de cómo se desempeñan los miembros de su equipo en las expectativas establecidas y cómo puede ayudar a contribuir a elevar el listón para ellos. Las sesiones de retroalimentación constante y los objetivos de aspiración deben discutirse con ellos. Esto los ayudará a cerrar la brecha y a lograr resultados tremendos para su proyecto.
Manejo de costos
- Q12. ¿Considera diferentes alternativas de costos al desarrollar el plan de costos y presupuesto del proyecto?
- Q13. ¿Incluye buffers adicionales en el presupuesto durante la previsión de los costos, con la esperanza de estar por debajo del límite establecido?
Lo que debe hacer : la planificación de costos se presenta como el quid de las empresas, ya que éstas definirán los ingresos y el retorno de la inversión que ingresan. Las buenas técnicas de gestión de proyectos instan a los gerentes de proyecto a ser extremadamente cautelosos y alertas al marcar el presupuesto para el proyecto y les ayuda a tener en cuenta todos los factores necesarios antes de la finalización.
Los presupuestos deben planificarse sistemáticamente y deben incluir una estimación precisa, presupuestación y control de los fondos. Estos son muy importantes ya que las decisiones se basan en el factor de costo. La forma en que maneje el presupuesto de su proyecto determinará el desempeño del negocio. Al realizar el costeo del proyecto, deberá tener en cuenta todas las diferentes variaciones y alternativas que se le presenten e incluirlas en el presupuesto final. Agregar tampones puede ser beneficioso en algunos casos, pero puede ser inexacto en algunos. Esta es una decisión pura e implica experiencia con sus técnicas de gestión de proyectos. Esto también requiere que el gerente del proyecto tenga en cuenta las consecuencias de presentar un número de pronóstico formidable.
Gestión de horarios
- Q14 . ¿Se comunica con más frecuencia con los miembros de su equipo sobre lo que debe hacerse antes de la fecha límite, y espera que agrupen el trabajo y administren su tiempo para completar las tareas como se espera?
- Q15. Cuando un proyecto va a la zaga, ¿se reúne con su equipo y pone en práctica medidas para volver a encarrilar o comienza el juego de la culpa?
- Q16. ¿Programa cronogramas para los miembros de su equipo para las tareas de su proyecto y los ayuda a coordinar efectivamente con los demás para satisfacer sus necesidades?
Lo que debe hacer : como se mencionó anteriormente en la sección Administración del alcance, es bastante fácil que el alcance se extienda y que el programa se salga del camino. Esto puede ser un retraso para el proyecto, cambiando enormemente el cronograma. Esto puede tener efectos adversos en el costo realizado en el proyecto y también puede quemar los recursos.
Un gerente de proyecto, al poner a prueba todas sus técnicas de gestión de proyectos, debe estar a la vanguardia de este escenario y cronometrar las tareas con márgenes de error, incluso estar en condiciones de aprovechar las oportunidades para cubrir los retrasos al nivelar las tareas que se completaron. en un plazo más corto Los gerentes de proyecto deberán comunicar con precisión los plazos a los miembros de su equipo y permitirles conocer las consecuencias de los retrasos y el costo para la empresa. En el peor de los casos, cuando el trabajo lleva el proyecto por mal camino, es obligatorio que el gerente se siente con los miembros del equipo afectados por el retraso y encuentre una solución para volver a encaminar las cosas.
La mayoría de los miembros del equipo son ejecutivos que poseen destrezas técnicas y pueden necesitar ayuda de vez en cuando en lo que respecta a la gestión del tiempo y la gestión de horarios. Los gerentes de proyecto serán la única y mejor persona para ayudarlos a planificar sus tareas y dividir las actividades para que todo salga bien a tiempo.
Habilidades de comunicación
- Q17. Como lo dictan las técnicas de gestión del proyecto, ¿mantiene a todos los interesados del proyecto actualizados sobre los procedimientos del proyecto con reuniones periódicas y una distribución adecuada de todos los informes de rendimiento y estado y documentos del proyecto?
- Q18. ¿Se esfuerza por presentar la información del proyecto en un formato fácil de usar y de fácil acceso para una mayor claridad y transparencia?
Lo que debe hacer : la comunicación es EL proceso de gestión de proyectos más importante para cualquier gerente de proyectos. Es el proceso de gestión de proyectos que respalda y está interconectado con todas las otras técnicas de gestión de proyectos mencionadas en el artículo. Ser capaz de aportar una pizca de claridad a sus métodos y formas puede aumentar su eficiencia como gerente de proyectos y puede llevarlo a expresar sus ideas y motivos con bastante fluidez.
Las partes interesadas del proyecto normalmente necesitan claridad cuando se trata de lo que sucede con el proyecto y necesitan datos e información presentables en todo momento. Comunicar dicha información de manera clara y concisa es la necesidad de la hora. Las diferentes partes interesadas en el proyecto necesitan diferentes niveles de comunicación y el gerente del proyecto debe asegurarse de que se mantenga así.
Crear paneles de control de proyectos y utilizar diversos planes y herramientas de gestión de proyectos y técnicas de gestión de proyectos puede ser bastante útil para mantener un entorno de colaboración con una excelente comunicación. La comunicación efectiva es una de las partes principales del proceso de gestión del proyecto y no puede ignorarse, por decir lo menos.
Entonces, ¿cómo anotaste? ¿Cuáles son las áreas de técnicas de gestión de proyectos que necesitan pulirse? O, ¿cuáles son las áreas completamente nuevas para ti? Póngase en marcha con sus técnicas de gestión de proyectos y haga que la gente se vuelva hacia usted y diga: “¡Guau! ¡Este es el tipo de gerente que me gustaría ser! "
Cursos Recomendados
Esta ha sido una guía para las técnicas de gestión de proyectos. Aquí hemos discutido el conjunto de 20 preguntas que se basan en la gestión de proyectos y son requeridas por los gerentes de proyectos. También puede consultar los siguientes cursos de técnicas de gestión de proyectos para obtener más información:
- Miembros del equipo del proyecto
- Gestión de partes interesadas del proyecto
- Project Quality Management
- Gestión de comunicación de proyectos
- Gestión del tiempo del proyecto