Herramientas y técnicas de gestión de proyectos para una planificación efectiva de proyectos

Informe sobre herramientas y técnicas de gestión de proyectos

En el escenario actual, a pesar de contar con tecnología avanzada y muchos recursos, los proyectos no se entregaron de acuerdo con las expectativas de las partes interesadas (es decir, entregar el proyecto en un plazo estipulado y presupuesto disponible). Aquí, donde surge la necesidad de gestión de proyectos, es una iniciativa estratégica que dirige el proyecto hacia los objetivos especificados al estructurar todo el proyecto al iniciar, planificar, ejecutar, controlar / monitorear y completar el proyecto. En este tema, aprenderemos sobre las herramientas y técnicas de gestión de proyectos.

Flujo de gestión de proyectos

La gestión de proyectos fluye de la siguiente manera por fases:

1. Iniciación
2. Planificación
3. Ejecución y Monitoreo
4. Fase de finalización / producto final

a) Fase de iniciación

Esta es la fase principal de gestión de proyectos para cualquier proyecto, en esta fase, los requisitos iniciales se identifican y establecen de la siguiente manera:

• Con respecto a los requisitos del proyecto, se identifica y se incorpora al equipo adecuado.
• El alcance y los objetivos del proyecto se definen claramente y todas las expectativas de las partes interesadas se discuten claramente con el equipo.
• El equipo está asignado a sus respectivas funciones y responsabilidades laborales.
• Los procedimientos y formatos para publicar información del proyecto y actualizaciones para las partes interesadas se proporcionan al equipo.
• Los protocolos internos y de comunicación cruzada y la jerarquía respectiva se divulgan a todos los interesados.
• Las herramientas aptas que se requieren para la gestión de proyectos se identifican y se proporcionan al equipo.

b) Planificación del proyecto

Después de la Iniciación, aquí viene la fase principal y crucial del proyecto, que es un mapa de ruta para la gestión del proyecto:

• Alcance detallado del proyecto, se define la viabilidad.
• Se enumeran todas las actividades del proyecto y se prepara su respectiva WBS (estructura de desglose del trabajo). WBS no es más que dividir el evento principal en un conjunto de actividades (por ejemplo : Evento : Plantar un árbol Actividad : Procurar un árbol, 2. Cavar un hoyo, 3. Plantar un árbol)
• Después de preparar WBS, se lleva a cabo un ejercicio de presupuestación donde se calcula la cantidad de todas las actividades y se obtienen tasas competitivas y se prepara una estimación preliminar del proyecto para su posterior aprobación (donde se realizan las enmiendas necesarias basadas en cualquier costo adicional incurrido durante el proyecto)
• La identificación del riesgo se realiza mediante la autointerpretación o comparando el proyecto con otros proyectos competitivos y se preparan los planes de mitigación necesarios para evitar riesgos potenciales.
• Con respecto al requisito de las partes interesadas, el cronograma maestro se prepara secuenciando todas las actividades enumeradas para derivar la duración de referencia (ideal / preliminar) del proyecto. Existen principalmente 4 tipos de secuenciación SS: inicio a inicio, SF: inicio a fin, FS: finalización a inicio, FF: finalización a finalización.

c) Fase de ejecución y seguimiento del proyecto

• El gerente del proyecto inicia la ejecución del proyecto con respecto al plan de línea de base preparado en la fase de planificación.
• Adquisición / implementación de los recursos requeridos y asegurar que el proyecto esté dentro del cronograma dentro de los estándares de calidad prescritos.
• El progreso del proyecto se rastrea / monitorea contra el plan de línea base usando diferentes herramientas (diagrama de Gantt, PERT, etc.)
• Debido a algunas circunstancias inevitables, el proyecto puede tener excesos de tiempo o costos, donde el cronograma o la estimación de la línea de base se modificarán en consecuencia si es necesario.
• El estado del proyecto se mantiene en los formatos prescritos proporcionados en la fase de inicio y los mismos se actualizan y circulan de manera oportuna a las partes interesadas del proyecto.

d) Cierre / finalización del proyecto.

• Esta es la etapa final de la gestión del proyecto donde un equipo del proyecto logra la meta destinada dentro de plazos válidos, presupuesto y calidad estipulados.
• Todos los registros y conciliaciones de cierre necesarios se completan y divulgan a las partes interesadas.
• En base a la experiencia del proyecto, se preparan varios informes como el informe de aprendizaje del proyecto, el informe de satisfacción del cliente, etc., como referencia para proyectos futuros.
• Finalmente, el proyecto se entrega al cliente asegurándose de que no haya piedra sin mover cerrando todos los puntos de la lista de verificación o atendiendo los inconvenientes planteados por el cliente.

Las técnicas de gestión del proyecto discutidas anteriormente estructurarán el proyecto y permitirán que el equipo del proyecto se asegure de lo siguiente:

• Entrega de objetivos específicos con respecto a los requisitos de los interesados.
• Desarrollar horarios de referencia.
• Costo de estimación y presupuesto para el proyecto de acuerdo con el cronograma de referencia.
• Desglose de eventos en la estructura de desglose del trabajo.
• Evaluación de riesgos y mitigación.
• Proyecto de control / seguimiento.

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión de proyectos es una técnica que cuenta con una amplia variedad de herramientas para ayudar a realizar tareas y ejecutar responsabilidades. Existen herramientas manuales y automatizadas en la gestión de proyectos. Algunas de las técnicas más utilizadas son:

• PERT - Técnica de evaluación y revisión de proyectos
• CPM - Método de ruta crítica

a) PERT - Técnica de evaluación y revisión de proyectos

PERT es una herramienta estadística utilizada en la gestión de proyectos, que fue diseñada para representar y analizar las tareas involucradas en la finalización de un proyecto. Este es un modelo probabilístico que depende del tiempo.

La planificación PERT implica los siguientes pasos:

• Todos los eventos / hitos se clasifican en actividades y se realiza la secuencia necesaria.
• La preparación de un diagrama de red basado en la secuencia de actividades donde los eventos / hitos se representan en círculos y el flujo de actividades de uno a otro se denota con flechas.
• La estimación adicional del tiempo requerido para cada actividad se realiza en términos de horas, días, semanas o meses según los requisitos del proyecto.
• Una característica diferencial de PERT es tratar con la incertidumbre de los plazos de finalización. El modelo PERT generalmente incluye tres tipos de estimaciones de tiempo:
• Tiempo optimista: el mejor tiempo posible para completar la actividad.
• Tiempo más probable: el mayor tiempo probabilístico para completar la actividad.
• Tiempo pesimista: el tiempo más largo para completar la actividad.

Finalmente, el promedio ponderado se calcula mediante la siguiente fórmula:

Tiempo esperado = (optimista + 4 x más probable + pesimista) / 6

b) CPM (Método de ruta crítica)

• La duración más larga para la finalización del proyecto es la ruta crítica del proyecto. La ruta crítica determina la duración total requerida para la finalización del proyecto, donde la cantidad de tiempo que la actividad puede retrasarse sin retrasar el proyecto se denomina tiempo de inactividad y la actividad se denomina actividad no crítica. CPM es un modelo determinista que se basa tanto en el tiempo como en los costos.

La ruta crítica del proyecto determina los siguientes cuatro parámetros para cada actividad, que se calculan utilizando el tiempo esperado para las actividades relevantes:

ES - Comienzo más temprano, EF - Acabado más temprano, LS - Último comienzo y LF - Último acabado

• Con el funcionamiento avanzado de la red, el tiempo de inicio y finalización más temprano de cada actividad se determina con referencia a las actividades predecesoras en la red.
• Al trabajar en un enfoque hacia atrás a través de la red, podemos determinar el último inicio y el último tiempo de finalización, lo que significa el momento en que una actividad puede comenzar y finalizar sin demora en el proyecto.

Slack = Último inicio - Comienzo más temprano (o) Último acabado - Final más temprano

Nota: Las actividades en la ruta crítica no contienen ninguna holgura

Ejemplo:

Diagrama de red para PERT y CPM

PERT y CPM ayudarán a llegar a la forma simplificada de completar el proyecto:

• Identificación de actividades críticas.
• Requisito de recursos y despliegue en el proyecto.
• Establecimiento de cronogramas de finalización del proyecto.
• Definir actividades con poco tiempo (es decir, actividades no críticas).
• Derivando interdependencias y limitaciones de recursos.

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Esta ha sido una guía de las herramientas y técnicas de gestión de proyectos. Aquí discutimos el flujo de gestión de proyectos y las herramientas de gestión de proyectos para ayudar en el cumplimiento de las tareas. También puede consultar nuestros otros artículos sugeridos para obtener más información:

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